为做好疫情期间分阶段错时开学复课的准备，需要定期收集疫情防控的各项信息，如苏康码、大数据行程卡、承诺书等。那么，如何快速高效的收集全校师生的防疫信息，如何将各种表格和要求精准下发到师生家长手里，承诺书如何不接触签字回收等，这一系列的问题向我们的传统办公方式发起了挑战。

 

疫情防控云助力

  为了打好这场没有硝烟的战役，学校信息中心拿出了“神器”——Office365平台的协作与分享功能。

1.在协作组创建【疫情防控】文件夹

2.按上级要求设立相关数据子栏目

3.通过班级和部室群分发文件和通知

4.班主任和部室负责人督促收集数据

5.相关人员按要求上传数据到协作组

通过这种协同办公的方式，保证了在复课前定期快速高效集齐全校4个年级14个班级441名学生和79位教职员工的行程卡、苏康码、承诺书，还方便随时随地进行校园内部自查和上级领导督查。

 

 

信息技术培训走在前

     疫情防控大数据工作能做到快速精准高效，与我校一直注重信息技术的培训是分不开的。

     2019年南京市教育局为全市教师提供了免费Office365平台账号，信息中心分阶段循序渐进开展培训和指导，逐步推广平台的各项应用。

    早在2019年5月，信息中心就为学校所有老师申请了Office365帐号，从管理员授权、督促老师激活，到电脑端卸载旧版软件、安装Office365、首次帐号登陆、微信扫码认证等一系列环节，学校组织开展了多种形式的培训，集中培训、QQ群答疑解惑、图文教程、远程协助、上门安装指导等，编制教程在学校微信公众号和云平台空间推送，指导教师在多台终端设备上安装，为后期协同办公提供了有力的支撑。  

 

   

    在Office 365平台创建学校协作组，搭建好基础框架，做好“样板间”，规范文件命名，制定规则。   

    2019年10月先组织中层干部和班主任进行培训，推广Office365协作组应用，因为在协作组中各部室主管是中坚力量，班主任是家校沟通的桥梁，负责上传下达、师生信息的收集整理，再按要求上传到协作组中指定位置。  4

    2020年1月全员培训推广OneDrive5T云盘应用，督促老师们放假前使用OneDrive进行家校数据同步，再也不用担心电脑会坏数据丢失，也不用拿移动硬盘或U盘复制了。 5

    2020年3月疫情防控期间，为了做好开学复课准备，开展深入应用培训和指导，要求老师们在移动端、电脑端、网页端之间能够灵活应用。

  

 

协同办公新局面

     这次疫情防控无接触高效收集数据的工作要求，加速了学校管理层工作方式的转变，校领导带头应用，中层干部引领，以点带面，在全校推广协同办公新理念。  １

    在协作组创建【照片库】，随拍随传，快速方便。一改过去单机上传、专人收集整理，为大家网络协同资源共建。

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各处室纷纷建立部门工作文件夹，方便资料的收集和整理。

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    协作组为我们提供了海量存储，随着数据的日益增多，为了科学管理存储空间，方便大家快速查询，信息中心制定规则，规范文件命名。对文件夹进行编号，子文件夹移动归类整合，对老师们误操作的文件进行调整或删除，并定期进行问题反馈。

     协同办公真正开始深入到全校日常管理的各个方面，为智慧管理打开了新局面，同时也会带来更多的问题值得思考，我们会在实践运用中不断优化改进，将“互联网+管理”之路越走越扎实。